Công chứng điện tử: Khái niệm, điều kiện và quy trình thực hiện
1. Công chứng điện tử là gì?
Công chứng điện tử là hình thức công chứng trong đó toàn bộ hồ sơ, quá trình xác thực và văn bản công chứng được thực hiện trên môi trường số. Thay vì bản giấy truyền thống, người tham gia nhận được văn bản điện tử có chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và được gắn dấu thời gian.
2. Khi nào được phép dùng công chứng điện tử?
- Các giao dịch dân sự thông thường như hợp đồng ủy quyền, di chúc, thỏa thuận vay mượn, một số hợp đồng thương mại…
- Văn bản cần nộp cho cơ quan, tổ chức chấp nhận hình thức điện tử (ví dụ: cơ quan đăng ký kinh doanh, một số thủ tục hành chính).
- Những trường hợp pháp luật quy định bắt buộc bản giấy thì vẫn cần công chứng trực tiếp.
3. Điều kiện để thực hiện
- Người yêu cầu công chứng có giấy tờ định danh hợp lệ và có thể xác thực qua hệ thống định danh điện tử.
- Công chứng viên và văn phòng công chứng có đăng ký sử dụng hệ thống công chứng điện tử, có chữ ký số hợp pháp.
- Hồ sơ gửi lên phải là bản điện tử toàn vẹn, không bị chỉnh sửa.
4. Quy trình cơ bản
- Người yêu cầu nộp hồ sơ qua nền tảng công chứng điện tử.
- Công chứng viên kiểm tra thông tin, đối chiếu dữ liệu định danh.
- Văn bản được soạn thảo, trao đổi và xác nhận qua nền tảng.
- Công chứng viên ký số, hệ thống đóng dấu thời gian và phát hành văn bản.
- Các bên tải văn bản điện tử hoặc nhận bản in có mã xác thực.
5. Lưu ý
- Nên kiểm tra trước bên tiếp nhận có chấp nhận văn bản công chứng điện tử không.
- Chỉ sử dụng nền tảng do cơ quan quản lý cấp phép, tránh dịch vụ tự phát.